Datenschutzinformationen für Bewerberinnen und Bewerber

§ 1 Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Betriebs des Bewerberportals sowie des Registrierungs-, Bewerbungs- und Vermittlungsprozesses ist:

Calmaroi GmbH
Römerstraße 15
63450 Hanau
Telefon: +49 69 870046466
E-Mail: info@calmaroi.de

§ 2 Datenschutzbeauftragter

Den Datenschutzbeauftragten der Calmaroi GmbH erreichen Sie unter:

Die Auditoren GmbH
Mercatorstraße 2
40545 Düsseldorf
E-Mail: datenschutzprofi_17@die-auditoren.de

§ 3 Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Bewerbern zu folgenden Zwecken:

• Durchführung des Registrierungs- und Bewerbungsprozesses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – vorvertragliche Maßnahmen),

• Prüfung der Bewerbungsunterlagen und Vermittlung an potenzielle Arbeitgeber (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO),

• Kommunikation im Rahmen des Vermittlungsprozesses, z. B. Statusmeldungen und Rückfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO),

• Gewährleistung von Betrieb und Sicherheit der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO),

• internes, pseudonymes Tracking des Bearbeitungsstands im Vermittlungsprozess zur Prozessqualität, Fehleranalyse und Nachvollziehbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO); Einzelheiten siehe Cookie-Richtlinie,

• soweit erforderlich, auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), sofern der Bewerber solche Daten freiwillig mitteilt.

§ 4 Kategorien personenbezogener Daten

Insbesondere: Kontakt- und Identifikationsdaten, Lebenslauf, Zeugnisse, Diplome, Sprachzertifikate, Ausweisdokumente, Arbeitsnachweise, Anerkennungs- und Visaunterlagen sowie sonstige im Rahmen der Bewerbung freiwillig bereitgestellte Angaben.

Darüber hinaus verarbeitet die Plattform Angaben zu persönlichen und familiären Verhältnissen, Adressen, Ausbildung, Sprachkenntnissen, Berufserfahrung, beruflichen Präferenzen und Zusatzkompetenzen sowie Bewerbungs-, Prozess-, Kommunikations-, Einwilligungs- und technische Protokolldaten.

§ 5 Empfänger von Daten

Bewerbungsunterlagen können, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht oder eine Einwilligung des Bewerbers vorliegt, an potenzielle Arbeitgeber sowie an von Calmaroi eingesetzte Dienstleister (z. B. IT-Dienstleister als Auftragsverarbeiter) weitergegeben werden. Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich im für den jeweiligen Zweck erforderlichen Umfang.

Soweit Bewerbungsdaten und Bewerbungsunterlagen im weiteren Auswahlverfahren an das Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH) übermittelt werden, verarbeitet das UKSH diese Daten ab ihrem Erhalt für eigene Auswahl-, Ausbildungs- und Beschäftigungszwecke in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Über die hierfür geltenden Datenschutzinformationen wird gesondert informiert.

§ 6 Übermittlung in Drittländer

Sofern im Einzelfall eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt, etwa durch einen eingesetzten technischen Dienstleister oder weil ein Arbeitgeber dort ansässig ist, geschieht dies nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist – etwa durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln oder auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung des Bewerbers.

§ 7 Speicherdauer

Wird der Vermittlungsprozess nicht erfolgreich abgeschlossen oder zieht der Bewerber seine Bewerbung zurück, werden die Daten 6 Monate nach Zugang bzw. nach Rücknahme gelöscht; dies dient insbesondere der Beantwortung von Anschlussfragen und dem Nachweis der Gleichbehandlung.

Im Falle einer erfolgreichen Vermittlung werden die Bewerbungsunterlagen 6 Monate nach Abschluss des Arbeits- bzw. Ausbildungsvertrages und Stellenantritt gelöscht, soweit keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. handels- oder steuerrechtlich, etwa für Abrechnungs- oder Reisekostendaten) entgegenstehen.

§ 8 Rechte der betroffenen Person

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob wir Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeiten. Sofern dies der Fall ist, können Sie Auskunft über folgende Informationen verlangen:

• die Verarbeitungszwecke;
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden;
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt worden sind oder noch offengelegt werden, wobei Sie im Zusammenhang mit der Übermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation zusätzlich das Recht haben, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 DSGVO unterrichtet zu werden;
• falls möglich, die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer;
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch uns oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei Ihnen erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten;
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 Absätze 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Wir stellen Ihnen innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Auskunftsersuchens eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. Für alle weiteren Kopien, die Sie beantragen, können wir ein angemessenes Entgelt auf der Grundlage der Verwaltungskosten verlangen. Stellen Sie den Antrag elektronisch, werden wir Ihnen die Informationen in einem gängigen elektronischen Format zur Verfügung stellen, sofern Sie nichts anderes angeben.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns unverzüglich die Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn diese unrichtig sind. Unter Berücksichtigung der Zwecke der Verarbeitung haben Sie das Recht, die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten – auch mittels einer ergänzenden Erklärung – zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, und wir sind verpflichtet, personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, sofern einer der folgenden Gründe zutrifft:

• Die personenbezogenen Daten sind für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig.
• Sie widerrufen ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung stützte, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
• Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein und es liegen keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vor, oder Sie legen Widerspruch gegen die Verarbeitung ein.
• Die personenbezogenen Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet.
• Die Löschung der personenbezogenen Daten ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedsstaaten erforderlich.
• Die personenbezogenen Daten wurden in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß Art. 8 Abs. 1 DSGVO erhoben.

Haben wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und sind wir zu deren Löschung verpflichtet, so treffen wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie von ihnen die Löschung aller Links zu diesen personenbezogenen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser personenbezogenen Daten verlangt hat.

Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessen werden“) besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist:

• zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
• zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedsstaaten, dem wir unterliegen, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde;
• aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
• für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gemäß Art. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das Recht auf Löschung voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der folgenden Voraussetzungen gegeben ist:

• Sie bestreiten die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
• die Verarbeitung ist unrechtmäßig und Sie verlangen anstelle der Löschung die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten;
• wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger, Sie benötigen diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder
• Sie haben Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Wurde die Verarbeitung gemäß den oben genannten Voraussetzungen eingeschränkt, so werden diese personenbezogenen Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedsstaats verarbeitet.

Wurde die Einschränkung der Verarbeitung nach den oben genannten Voraussetzungen eingeschränkt, werden wir Sie unterrichten, bevor die Einschränkung aufgehoben wird.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und Sie haben das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns, zu übermitteln, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder auf einem Vertrag beruht und mithilfe automatisierter Verfahren erfolgt.

In der Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit können Sie erwirken, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns zu einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Die Ausübung des Rechts auf Datenübertragbarkeit lässt das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessen werden“) unberührt. Dieses Recht gilt nicht für eine Verarbeitung, die für die Wahrnehmung einer uns übertragenen Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.

Im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft können Sie ungeachtet der ePrivacy-Richtlinie Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren ausüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.

§ 9 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Bewerber haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren, z. B. beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

§ 10 Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung bestimmter Daten ist für die Durchführung des Bewerbungs- und Vermittlungsprozesses erforderlich. Ohne diese Daten kann eine Bearbeitung der Bewerbung nicht bzw. nur eingeschränkt erfolgen.

§ 11 Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

§ 12 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Calmaroi behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der Rechtslage oder der Verarbeitungsprozesse anzupassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf der Plattform veröffentlichte Fassung.